8.a Choix d'un prestataire extérieur et définition des modalités d'évaluation
Description
Les objectifs :
- Profiter d’une évaluation nourrissante du travail réalisé pour évaluer et faire évoluer le travail de l'équipe d'Agate
- Construire un retour documenté des résultats pour les financeurs européens.
- Communiquer sur les résultats du Transistor et donner envie à d’autres structures, territoires et réseaux de monter des projets similaires
- Faciliter la capitalisation par cet état des lieux de la méthode, des réalisations et des résultats, ainsi que par la collecte des enseignements et apprentissages
Pourquoi faire appel à une prestation extérieure ?
L'équipe d'Agate a souhaité être accompagnée pour l'évaluation ainsi que la capitalisation et l'essaimage du Transistor afin de :
- bénéficier d'une regard extérieur et neutre
- favoriser l'expression des structures accompagnées et leur regard critique
- participer à cette évaluation sur le fond, sans avoir à animer le process d'évaluation et d'intelligence collective
Cette accompagnement a été réalisé par Nadine Bagué et Laure Beyler d'Animacoop
Les attendus
Concernant l'évaluation du Transistor, un premier livrable était souhaité :
- synthétisant les actions menées tant du point de vue factuel (description des activités, nombre de participant.e.s, recensement des livrables etc.) que du point de vue du vécu des structures accompagnées, de l’équipe projet Transistor, des différents prestataires intervenants (une sélection de 2 ou 3 prestataires impliqués sera faite conjointement au lancement de la prestation) et des parties prenantes impliquées (Grand Chambéry)
- documentant quantitativement et qualitativement les résultats directs et indirectsatteints par le projet Transistor
Critères de choix de la structure d'accompagnement :
- Une expérience significative en matière d’évaluation de projets
- Une expérience significative en matière de production de ressources ouvertes
- Une compétence dans la conduite de projets participatifs et coopératifs
- Une sensibilité aux questions de commun
- Une compétence dans l’animation de temps d’intelligence collective
Le budget aloué
Une fourchette entre 8000 et 19 000 euros était envisagée.
Finalement 10 000 euros HT ont facturés.
La méthode
- Définition en équipe des modalités d'évaluation
- Rédaction et envoi du cahier des charges (voir document en ressource)
- Choix du prestataire
- Réunion de lancement et validation de la méthode et du planning prévisionnel
- Création d'une page wiki dédiée à l'accompagnement - Réalisation des entretiens individuels
- Journée de séminaire d'évaluation collective
- Rédaction du livrable d'évaluation du Transistor
- Réalisation d'un support synthétique par l'équipe d'Agate
- Profiter d’une évaluation nourrissante du travail réalisé pour évaluer et faire évoluer le travail de l'équipe d'Agate
- Construire un retour documenté des résultats pour les financeurs européens.
- Communiquer sur les résultats du Transistor et donner envie à d’autres structures, territoires et réseaux de monter des projets similaires
- Faciliter la capitalisation par cet état des lieux de la méthode, des réalisations et des résultats, ainsi que par la collecte des enseignements et apprentissages
Pourquoi faire appel à une prestation extérieure ?
L'équipe d'Agate a souhaité être accompagnée pour l'évaluation ainsi que la capitalisation et l'essaimage du Transistor afin de :
- bénéficier d'une regard extérieur et neutre
- favoriser l'expression des structures accompagnées et leur regard critique
- participer à cette évaluation sur le fond, sans avoir à animer le process d'évaluation et d'intelligence collective
Cette accompagnement a été réalisé par Nadine Bagué et Laure Beyler d'Animacoop
Les attendus
Concernant l'évaluation du Transistor, un premier livrable était souhaité :
- synthétisant les actions menées tant du point de vue factuel (description des activités, nombre de participant.e.s, recensement des livrables etc.) que du point de vue du vécu des structures accompagnées, de l’équipe projet Transistor, des différents prestataires intervenants (une sélection de 2 ou 3 prestataires impliqués sera faite conjointement au lancement de la prestation) et des parties prenantes impliquées (Grand Chambéry)
- documentant quantitativement et qualitativement les résultats directs et indirectsatteints par le projet Transistor
Critères de choix de la structure d'accompagnement :
- Une expérience significative en matière d’évaluation de projets
- Une expérience significative en matière de production de ressources ouvertes
- Une compétence dans la conduite de projets participatifs et coopératifs
- Une sensibilité aux questions de commun
- Une compétence dans l’animation de temps d’intelligence collective
Le budget aloué
Une fourchette entre 8000 et 19 000 euros était envisagée.
Finalement 10 000 euros HT ont facturés.
La méthode
- Définition en équipe des modalités d'évaluation
- Rédaction et envoi du cahier des charges (voir document en ressource)
- Choix du prestataire
- Réunion de lancement et validation de la méthode et du planning prévisionnel
- Création d'une page wiki dédiée à l'accompagnement - Réalisation des entretiens individuels
- Journée de séminaire d'évaluation collective
- Rédaction du livrable d'évaluation du Transistor
- Réalisation d'un support synthétique par l'équipe d'Agate
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
- Evaluation
Enseignements
Les points forts :
- Un grand confort et une évaluation poussée du travail et de l'organisation de l'équipe. Chacun.e a pu s'exprimer et ce regard extérieur a permis également des évolutions en interne.
- Une crédibilité de l'évaluation vis à vis des financeurs Européens
- Une très bonne entente et fluidité entre l'équipe d'Agate et Laure et Nadine d'Animacoop, permettant une co-construction riche et des journées collectives dynamiques et simples, en accord avec l'esprit du Transistor.
Conseils et points de vigilance :
- Le budget étant conséquent, il est imporant de consulter au moins 3 prestataires différents. Il n'est pas forcément facile de trouver plusieurs prestataires sur ces thématiques, notamment si l'on souhaite un ancrage local.
Quelques pistes : Animacoop, Outils réseaux,
- Prendre le temps pour rédiger un cahier des charge lisible et compréhension. Celui-ci a demandé beaucoup de travail à l'équipe d'Agate. Un regard extérieur et critique a permis d'être plus explicite et clair dans les attendus.
- Garder une grande souplesse concernant la méthodologie puisqu'en fonction du type d'outil de capitalisation et d'essaimage, et aussi des compétences de chacun.e, le temps de travail du prestataire peu être impacté.
Les points d'amélioration
Une clarification des disponibilités, envie et missions de chacun.e pourra permettre une proposition méthodologique et financière plus adaptée, ou intégrant de plus grandes marges de manoeuvre.
- Un grand confort et une évaluation poussée du travail et de l'organisation de l'équipe. Chacun.e a pu s'exprimer et ce regard extérieur a permis également des évolutions en interne.
- Une crédibilité de l'évaluation vis à vis des financeurs Européens
- Une très bonne entente et fluidité entre l'équipe d'Agate et Laure et Nadine d'Animacoop, permettant une co-construction riche et des journées collectives dynamiques et simples, en accord avec l'esprit du Transistor.
Conseils et points de vigilance :
- Le budget étant conséquent, il est imporant de consulter au moins 3 prestataires différents. Il n'est pas forcément facile de trouver plusieurs prestataires sur ces thématiques, notamment si l'on souhaite un ancrage local.
Quelques pistes : Animacoop, Outils réseaux,
- Prendre le temps pour rédiger un cahier des charge lisible et compréhension. Celui-ci a demandé beaucoup de travail à l'équipe d'Agate. Un regard extérieur et critique a permis d'être plus explicite et clair dans les attendus.
- Garder une grande souplesse concernant la méthodologie puisqu'en fonction du type d'outil de capitalisation et d'essaimage, et aussi des compétences de chacun.e, le temps de travail du prestataire peu être impacté.
Les points d'amélioration
Une clarification des disponibilités, envie et missions de chacun.e pourra permettre une proposition méthodologique et financière plus adaptée, ou intégrant de plus grandes marges de manoeuvre.
Exemple à réutiliser
Télécharger
Exemple rempli pour inspiration
Télécharger