Description
De l'idée au projet. Cette phase est souvent négligée car non financée, peu formalisée. Pourtant c'est durant cette période, en amont du projet, que se tisse la toile de votre futur projet. De réunions en rencontres, différents échanges et partages d'experience sont souvent le terreau de nouvelles idées d'action
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Conception
Enseignements
Dans le cas du Transistor c'est suite à une tentative avortée de monter un projet avec une fabrique numérique de territoire que l'idée d'un incubateur a germée. Cette idée a émergé suite à différents échanges préalables avec des structures ailleurs en France qui ont mis en oeuvre cette notion d'incubation (notamment Pop et les Assembleurs avec l'accélérateur), mais aussi grâce au constat partagé depuis des années sur le territoire chambérien d'un besoin d'accompagnement des acteurs locaux à l'émergence et la concrétisation de projets d'inclusion numérique
Description
Une fois l'idée prenant forme, il est important de définir le cadre :
Les partenaires
Parce que pour nous, il est inconcevable de monter et mettre en oeuvre un projet seuls. Le choix des partenaires est une étape primordiale pour que l'accompagnement soit pertinent et que les actions s'inscrivent dans la durée. Côté Transistor, le partenaire principal a été l'agglomération Grand Chambéry. Les structures amies du réseau de médiation numérique (FOL73 notamment) ont rapidement été informées, même si la collaboration concrète est arrivée en fin de projet. Enfin les Tiers-lieux du territoire ont été associés, nombre d'activité du Transistor ayant eu lieu dans deux d'entre eux. Par ailleurs, dès l'idée initiale un budget était prévu pour faire intervenir des structures ou personnes extérieures afin d'apporter des expertises complémentaires à la notre.
le budget
Le nerf de la guerre. Le Transistor a couté, sur 2 ans, 120K€. Cofinancé par le FEDER (Fonds européens, précisement via l'ITI - Investissements territoiraux Intégrés, le FEDER dédié aux programmes Politique de la ville sur la période 2015-2022) et l'ANCT, au titre de la Mission société numérique. Ce montage est le fruit du partenariat avec l'agglomération décrit ci-desssus, avec un lien à l'ANCT dues aux activités et interventions de portée régionale et nationale menées par Agate. Notre conseil serait, quel que soit le montage, d'imaginer des co-financeurs (ce qui est dans tous les cas la tendance imposée...)
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Conception
Enseignements
Les enseignements sont principalement côté budget, avec la nécessité de prévoir les différents postes de dépenses en amont. Dans le cas du budget FEDER du Transistor, les 2 difficultés majeures ont été de ne pas avoir prévu d'achat de matériel - alors que ce besoin est apparu au cours du diagnostic - ni de frais évènementiel - principalement par la difficulté à les estimer en amont et de ne pas avoir voulu bloquer une part trop importante de budget au détriment des frais de personnel et des interventions extérieures, ces deux postes représentant la quasi totalité du budget.
Description
Une fois le cadre partenarial et budgétaire défini dans les grandes lignes, il est temps de passer à l'étape de l'écriture.
Il faut donner corps, sous une forme ou sous une autre, au projet. Schémas, textes, pages web (comme ça été le cas au tout début du transistor https://mednum73.fr/?Incubateur), le support importe peu dans un premier temps, il faudra dans tous les cas l'inscrire à un moment donné dans le format imposé par les financeurs. L'important est de pouvoir communiquer, partager votre projet pour que les partenaires (techniques ou financiers) en comprennent l'intérêt.
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Conception
Enseignements
Le degré de formalisation, notamment de la méthode, est à prendre en compte en fonction des besoins de l'équipe projet et des partenaires.
Dans le cadre du Transistor, si la démarche globale et les grands principes ont dès le début été formalisés, la méthode de mise en oeuvre s'est construite (et plus ou moins formalisée) au fil de l'eau et des étapes. En revanche il peut être pertinent, pour rassurer les structures qui seront accompagnées, de préciser un peu le cadre (et le volume) d'accompagnement qui sera proposé.
Description
Cette étapie est importante dans la mesure où elle conditionne grandement le type et la nature des structures qui seront amenées à participer à l'incubateur. En effet selon la formulation de la proposition d'accompagnement, les questions posées, les pré-requis demandés dans le formulaire de candidature certaines structures du territoire se sentiront plus ou moins légitimes pour répondre.
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Lancement de l'incubateur
Enseignements
Suite aux premiers échanges sur le principe d'un incubateur de numérique inclusif avec des partenaires locaux, nous avions imaginé pouvoir accompagner des structures travaillant dans différents champs, et non pas seulement de l'accès aux droits (comme en atteste le choix des thématiques ci-contre). Or force est de constater que nous n'avons eu que des structures dans le champ du "social".
2.b Campagne de communication sur l'appel à structure
2.b Campagne de communication sur l'appel à structure
Description
Une fois le formulaire de candidature élaboré et publié sur le site de l'incubateur, il s'agit de faire connaitre la proposition aux différents acteurs du territoire. L'ampleur, les modalités et les canaux de communication dépendent du périmètre géographique d'elligibilité des structures candidates. A l'échelle des quartiers politique de la ville d'une agglomération comme Grand Chambéry, nous avons privilégié la diffusion par les réseaux de connaissances professionnelles, via envoie de mails et interventions de vive voix dans des rencontres plutôt que des publications sur les réseaux sociaux par exemple. Si tous les moyens sont à envisager, attention toutefois aux cibles que vous visez, pour ne pas susciter un nombre trop important de candidatures qui n'auraient pas leur chance.
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Lancement de l'incubateur
Enseignements
Malgré le travail de proximité et de réseau mentionné ci-dessus, nous nous sommes rendu-compte que de nombreuses structures ne s'estimaient pas légitimes à répondre à l'AMI du transistor. Une analyse des différents biais d'inclusion (ou freins cachés à la participation) d'un tel projet pourrait être faite, en tout état de cause il a fallu parfois aller convaincre via des entretiens bilatéraux des structures à candidater (ce qui, au vu des résultats, semble à posteriori un effort pertinent!)
Description
Cette étape dépend de la manière dont vous avez construit la campagne et prévu les modalités de sélection des structures. Une bonne pratique consiste à vous faire une grille de sélection basée sur des indicateurs correspondant aux objectifs annoncés dans l'AMI, couplés à des éléments de ressenti ou du potentiel des projets qui vous sont soumis.
Si le nombre de candidats est important, vous pouvez prévoir des étapes complémentaires de types "soutenance orale/pitch", ce que nous n'avons pas eu à faire pour le Transistor.
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Lancement de l'incubateur
Enseignements
C'est possible que la sélection se fasse en partie sur des critères non-objectivables (importance stratégique et ou "politique" de tel ou tel projet, ressenti, etc..), attention toutefois dans ces cas à ne pas déséquilibrer la cohérence et nature des projets accompagnés. Notre critère coup de coeur resterait sans doute la motivation et la capacité de la structure à se mobiliser durant la période d'accompagnement, capacité qui ne transparait pas toujours dans les formulaires de candidature ;)
Description
Une fois les structures sélectionnées, il est important de travailler la première rencontre. Vous pouvez en faire un évènement "communiquants", ou plutôt une rencontre déjà de "travail", c'est ce second choix que nous avons fait. L'idée est de transmettre la philosophie de l'accompagnement qui se profile pour 2 ans, tout en posant les bases pratiques et les étapes à venir pour donner une vision aux structures accompagnées.
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Lancement de l'incubateur
Enseignements
Nous n'avons probablement pas assez insisté sur la méthode projet (jalons, calendrier) et la place de la "gare centrale" dans le partage d'informations.
Description
La répartition des missions au sein de l'équipe projet dépend bien évidemment de la composition de votre équipe :
quelles sont les différentes compétences ? Appétences ?
quelles sont les complémentarités entre chaque personne ?
De notre côté, au début du projet, ce sont plutôt les expériences, appétences et habitudes de travail qui ont favorisé l'implication de chacun.e.s sur tel ou tel sujet (en lien, assez classiquement, avec la charge travail par ailleurs, personne n'étant à temps plein sur le Transistor) .
A noter qu'avec l'évolution de la composition de l'équipe au gré des allers et venues (congés ou arrêts maladie longs), certains fonctions sont restées "attribuées" - la gestion administrative par exemple, et d'autres - l'accompagnement individuel des structures - ont pu changé de référent.e.
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Modalités d'animation du projet
Enseignements
Nous insistons sur le fait qu'il est important de mettre en place une équipe projet sur l'incubateur, plutôt d'une personne à templs plein qui se "contenterait" de coordonner des interventions extérieures. Cette dimension équipe implique de la coordination et du partage d'info supplémentaires, mais d'après l'évaluation ce n'est qu'au bénéfice des résultats du projet et de la satisfaction des structures accompagnées.
Par ailleurs la transmission des différentes responsabilités a été possible grâce au partage d'informations constant au sein de l'équipe projet : en l'absence d'une personne les autres membres avaient toujours des éléments sur lesquels se baser pour récupérer la mission.
Description
Dès le début du projet (pour la phase de communication et de recrutement des structures à accompagner) il nous a paru pertinent de mettre en place une "gare centrale", autrement dit un espace numérique (celui sur lequel vous vous trouvez!!) dans lequel les parties prenantes -du projet pourraient retrouver tous les éléments et informations importantes concernant la vie du projet.
Notre gare centrale, utilisant un Yeswiki, a également servi de site web pour communiquer sur le projet à l'extérieur.
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Modalités d'animation du projet
Enseignements
La gare centrale (aussi belle soit-elle aujourd'hui!) n'a malhreusement que très peu servi aux structures accompagnées qui ne l'ont pas identifier comme un espace ressource sur le projet.
De notre côté nous n'avons pas assez investit cete gare centrale, ne l'avons pas animé. Et sans suprise elle n'a donc pas été identifiée par les structures.
En revanche elle a quand même été utile pour l'équipe projet qui s'en ai donc servi d'outil de com, mais aussi de gestion des évènements (com, invitations, évluations) et d'espace de documentation et de capitalisation en fin de projet. Il n'est donc jamais trop tard !
Description
Le Transistor n'a pas fait l'objet de beaucoup de communication durant sa mise en oeuvre. Hormis quelques interventions pour des points d'avancement lors de rencontres territoriales (exemple réseau accès aux droits de Grand Chambéry), seule la programmation collectivte a fait l'objet de communication extérieure (sur le site https://transistor.agencealpine.io/), avec une page dédiée (en plus d'un mailing ciblé aux partenaires, qui en général était relayé).
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Modalités d'animation du projet
Enseignements
Notre manque d'impication sur les fonctions de communication ont parfois eu pour conséquences un manque de mobilisation lors de certains temps collectifs (notamment pourles formations). Au delà du manque de personnes intéressées, c'est surtout la difficulté à acter leur participation qui a été manifeste.
Description
La phase de diagnostic est particulièrement importante dans un projet d'incubateur car elle conditionne à la fois le contenu des accompagnements (afin de répondre aux besoins réels des structures) mais aussi la qualité des relations sur la durée entre l'équipe projet et les structures accompagnées.
Pour bien commencer cette phase il est important de réaliser une grille d'analyse, c'est à dire à minima d'avoir fait de la veille sur les enjeux de structures équivalentes, de procéder à une petite revue de littérature (pas uniquement académique) de l'existant.
Le niveau de formalisation de ces hypothèses de départ peut être variable, mais il est important qu'un socle d'enjeux soit partagé par l'équipe projet (quelles sont les grandes questions auxquelles on pense devoir répondre, les éléments impactants, etc.).
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Diagnostic
Enseignements
Pour le Transistor nous avons mis du temps à formaliser ces éléments. Il est important qu'ils soient partagés plus tôt. Si une première version des types d'enjeux avaient été écrits dans cette version du projet, il a fallu attendre le début effectif des entretiens pour formaliser des grilles d'entretien plus précises (cf ci-dessous)
Description
La méthode utilisée dans le cadre du Transistor est principalement qualitative, articulée autour d'observations et d'entretiens indivuels et collectifs (dont des entretiens collectifs et des focus group)
2 à 4 entretiens individuels avec les professionels de la structure en contact avec les publics
1 à 2 focus groupes avec les publics
1 entretien collectif ou des entretiens individuels pour bénévoles
1 entretien collectif ou des entretiens individuels pour instance décisionnaire (élus, CA, direction)
Observation participante pour les structures mettant déjà en oeuvre des activités de médiation numérique / accès aux droits
Evaluation des compétences numériques (test PIX) pour les professionnel.le.s et bénévoles accompagnement le public
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Diagnostic
Enseignements
La méthode n'a pas été intégralement suivie, notamment les focus group (1 seul a eu lieu). De même les observations et entretiens n'ont pas été l'objet d'attention méthodologique particulière mais plutôt menés dans une optique de tissage de liens de confiance et de compréhension en vue de la suite de l'accompagnement.
De meilleures formalisations et suivis d'une méthode d'enquête pourrait être souhaitable, en fonction des compétences de l'équipe et de l'objectif de livrables du diagnostic.
Description
Suite à l'étape précédente d'observations et d'entretiens, le risque est de recueillir une masse d'informations et de données (plus de 20 000 lignes de comte-rendus écrits pour le Transistor!), plus ou moins structurées, qu'il peut être difficile de traiter, d'analyser et de rendre compréhensibles afin d'en déduire des actions à mener.
Côté Transistor nous avons fait le choix de formaliser en 2 documents :
un document de synthèse, sous format traitement de texte, intégrant une matrice AFOM (Atouts/Faiblesses/Opportunités/Menaces) et des éléments structurants d'analyse de la situation des structures en termes d'inclusion numérique
un rendu graphique, sur une page, inspiré de la méthode speedboat (https://atelier-collaboratif.com/48-le-speed-boat.html), permettant d'avoir une vision globale synthétique et agréable à lire. Ce rendu a été intégré dans le support de rendu et de présentation des actions, dans l'étape suivante
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Description
Une fois le diagnostic formalisé il est nécessaire d'en tirer des pistes d'actions - dont certaines émergent des entretiens puisque les structures ont candidaté à un incubateur. Nous avons fait le choix d'avoir des restitutions bilatérales, présentant un diaporama de synthèse du diagnostic et des pistes d'action à chacune des structures, individuellement.
Ces temps de restitution ont été riches en échanges et ont permis de calider le cadre d'action qui allait être déployée dans les 18 mois restants du projet.
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Diagnostic
Enseignements
Cette phase de transition entre le diagnostic (avec un regard extérieur de la part de l'équipe projet, une implication parfois distante des structures) et l'accompagnement à proprement parler au cours duquel chaque partie prenante sera plus impliquée nécessite de donner de la visibilité communes à ce qui va être mis en place.
Une fois les actions principales validées à l'issue de la présentation du diagnostic, la bonne idée a été de faire des frises présentant les actions à venir.
Une autre bonne idée aurait été d'organiser un temps collectif pour la présentation des frises.
5.a Construction des accompagnements individuels sur mesure
5.a Construction des accompagnements individuels sur mesure
Description
Les accompagnements individuels sont les activités dédiées à une seule des structures. Par définition, elles sont le résultat du diagnostic qui doit permettre d'identifier :
les enjeux communs à plusieurs voir toutes les structures accompagnées, et peuvent faire l'objet d'ateliers et d'activités collectives
les enjeux forts propres à chaque structures, auxquels il peut être pertinent de consacrer du temps et des moyens spécifiques si ces enjeux semblent avoir un effet levier sur la réussite des projets incubés.
Dans les étapes suivantes (5a, 5b, etc...) sont détaillés les types d'accompagnements individuels menés
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Accompagnements des structures
Enseignements
Par rapport aux thématiques initiales que nous avions envisagés (juridique, RH, ingénierie financière), nous avons du aborder un spectre plus large et plus concret, notamment pour la partie
Description
Si l'objectif principal de l'incubateur est bien d'aider les professionnels à mieux accompagner les publics en difficulté avec le numérique, il est important d'aller questionner l'équipement (matériel et logiciel) et les usages internes à la structure.
En effet les conditions et le contexte numériques du quotidien professionnel joue un rôle prépondérant dans la manière dont les structures et leurs professionnels vont être en capacité d'accompagner sereinement les usagers.
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5.c Appui à l'animation d'activité d'inclusion numérique
5.c Appui à l'animation d'activité d'inclusion numérique
Description
Cette étape est le coeur de l'action d'un incubateur accompagnant des projets d'inclusion numérique. En effet, elle vise à développer la pédagogie, les supports et livrables, mais aussi la posture des personnes menant des ateliers numériques (ou autre format). On ne s'improvise pas pédagogue, même si de nombreux aidants numériques se retrouvent à accompagner des tiers sans formation ou expérience de transmission préalable !
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Accompagnements des structures
Enseignements
De nombreuses ressources sont disponibles (exemple des bases de l'ANCT) lorsqu'on se lance dans des actions de médiation numérique. L'intérêt d'un incubateur (ou d'un appui extérieur en général) n'est donc pas tant de produire des ressources que d'accompagner la prise en main, l'appropriation des méthodes et ressources pédagogiques existantes. Cela passe notamment par un travail réflexif sur la posture d'aidant.
Description
Il est important pour une structure locale de s'inscrire dans un réseau de partenaires, que ce soit pour mieux accompagner ou orienter ses publics que pour s'inspirer, partager et développer de nouvelles idées ou projet. Un incubateur territorial peut donc jouer ce rôle à travers des rencontres entre les structures accompagnées et d'autres structures du territoire.
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Accompagnements des structures
Enseignements
Parmis les structures accompagnées, certaines pensait déjà connaitre tous les partenaires pertinents du territoire. Il est parfois utile de sortir des sentiers battus, par exemple en organisant des rencontres avec des partenaires d'autres thématiques.
5.e Aide à la création d'espaces de médiation numérique
5.e Aide à la création d'espaces de médiation numérique
Description
Au délà de l'accompagnement sur les actes de médiation (atelier, permancences, autres) il est parfois nécessaire de se poser des questions plus fondamentales autour du lieu d'accueil. En effet, très souvent après avoir constater le besoin d'accompagner son public se pose la question d'où le faire ? Dans quelles conditions matérielles ? Il faut dès lors pouvoir apporter des réponses pratiques aux structures accompagnées.
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Accompagnements des structures
Enseignements
Les questions d'aménagement peuvent parfois devenir très techniques (batiment, aménagement mobilier, infrastructure réseau, etc.). Nous avons fait le choix de retenir un prestataire designer qui pouvait proposer des recommandations y compris en direction des services techniques.
Description
Nous avons mentionné l'importance d'une équipe pluridisciplinaire pour la mise en place d'un incubateur territorial. Pour autant il est primordiale, tant pour la posture (un intervenant extérieur bénéficiera en général d'un a priori positif) qu'en termes d'expertise (nécessité de choisir des "experts" de leur thématique), de s'appuyer sur des personnes extérieures connaissant les sujets que l'on souhaite aborder avec les structures accompagnées. Le recours à des intervenants extérieurs peut se faire sous différents formats, de la formation à la conférence en passant pour une journée d'études.
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Accompagnements des structures
Organisation d'ateliers
Organisation de conférences
Enseignements
Dans le cadre d'un projet financé par des fonds européens (et plus largement par des fonds publics), il est nécessaire lorsque l'on recours à des intervenants extérieurs d'avoir au moins 3 devis/propositions pour chaque intervention. Si vous disposez déjà d'un réseau de personnes que vous souhaitez faire intervenir, il va falloir jongler entre une procédure administrative respectant une certaine mise en concurrence et le fait de vouloir mobiliser quelqu'un de votre réseau. Vous trouverez ci-dessous un modèle de cahier des charges que nous avons produit pour ces interventions.
Description
Un des formats importants aura été l'atelier de travail (ou journée d'études). D'une durée d'une demie-journée à une journée complète, l'idée et d'aborder un sujet et s'y atteler concrètement : de l'accès aux droits à l'émergence de projet de médiation, en passant par les logiciels libres et éthiques, les sujets peuvent être variés mais doivent correspondre aux besoins un minimum partagés par les structures pour qu'elles y trouvent leur compte.
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Organisation d'ateliers
Enseignements
Nous pensions initialement proposer des ateliers autour de sujets "supports" ou "transversaux" comme financer un projet, ou des conseils RH ou juridique, pensant que les structures étaient "expertes" de leurs sujets. Si leur expertise d'usage et de terrain a été indéniable et d'une grande richesse, les ateliers qui ont connu le plus de succès visaient des sujets très proches de leur quotidien, venant finalement renforcer et les conforter dans un certain nombres de pratiques.
Description
Nous avons mentionné l'importance d'une équipe pluridisciplinaire pour la mise en place d'un incubateur territorial. Pour autant il est primordiale, tant pour la posture (un intervenant extérieur bénéficiera en général d'un a priori positif) qu'en termes d'expertise (nécessité de choisir des "experts" de leur thématique), de s'appuyer sur des personnes extérieures connaissant les sujets que l'on souhaite aborder avec les structures accompagnées. Le recours à des intervenants extérieurs peut se faire sous différents formats, de la formation à la conférence en passant pour une journée d'études.
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Accompagnements des structures
Organisation d'ateliers
Organisation de conférences
Enseignements
Dans le cadre d'un projet financé par des fonds européens (et plus largement par des fonds publics), il est nécessaire lorsque l'on recours à des intervenants extérieurs d'avoir au moins 3 devis/propositions pour chaque intervention. Si vous disposez déjà d'un réseau de personnes que vous souhaitez faire intervenir, il va falloir jongler entre une procédure administrative respectant une certaine mise en concurrence et le fait de vouloir mobiliser quelqu'un de votre réseau. Vous trouverez ci-dessous un modèle de cahier des charges que nous avons produit pour ces interventions.
7.a Construire une programmation collective de conférences
7.a Construire une programmation collective de conférences
Description
Au delà des accompagnements individuels il est important pour nous de donner une culture commune à toutes les structures accompagnées, ainsi qu'aux autres structures du territoire. Cette programmation de conférence était un moyen d'ancrer l'incubateur sur le territoire et de veiller à ne pas créer un "silo" entre les structures accompagnées et celles qui n'auraient pas été retenues/n'auraient pas candidaté à l'incubateur.
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Organisation de conférences
Enseignements
Ces conférences ont pour but de prendre un peu de hauteur en proposant notamment des sujets un peu plus éloignés du quotidien des structures. Or nous nous sommes rendu compte dans les évaluations successives (réalisées après chaque conférence ou atelier) que les plus appréciées étaient celles qui "collaient" finalement le plus à leurs réalités. Il faut donc veiller au juste compromis entre les envies de l'équipe d'accompagnement d'aborder des sujets divers et variés et la réception de ces sujets par les structures.
Description
Nous avons mentionné l'importance d'une équipe pluridisciplinaire pour la mise en place d'un incubateur territorial. Pour autant il est primordiale, tant pour la posture (un intervenant extérieur bénéficiera en général d'un a priori positif) qu'en termes d'expertise (nécessité de choisir des "experts" de leur thématique), de s'appuyer sur des personnes extérieures connaissant les sujets que l'on souhaite aborder avec les structures accompagnées. Le recours à des intervenants extérieurs peut se faire sous différents formats, de la formation à la conférence en passant pour une journée d'études.
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Accompagnements des structures
Organisation d'ateliers
Organisation de conférences
Enseignements
Dans le cadre d'un projet financé par des fonds européens (et plus largement par des fonds publics), il est nécessaire lorsque l'on recours à des intervenants extérieurs d'avoir au moins 3 devis/propositions pour chaque intervention. Si vous disposez déjà d'un réseau de personnes que vous souhaitez faire intervenir, il va falloir jongler entre une procédure administrative respectant une certaine mise en concurrence et le fait de vouloir mobiliser quelqu'un de votre réseau. Vous trouverez ci-dessous un modèle de cahier des charges que nous avons produit pour ces interventions.
8.a Choix d'un prestataire extérieur et définition des modalités d'évaluation
8.a Choix d'un prestataire extérieur et définition des modalités d'évaluation
DescriptionLes objectifs :
- Profiter d’une évaluation nourrissante du travail réalisé pour évaluer et faire évoluer le travail de l'équipe d'Agate
- Construire un retour documenté des résultats pour les financeurs européens.
- Communiquer sur les résultats du Transistor et donner envie à d’autres structures, territoires et réseaux de monter des projets similaires
- Faciliter la capitalisation par cet état des lieux de la méthode, des réalisations et des résultats, ainsi que par la collecte des enseignements et apprentissages
Pourquoi faire appel à une prestation extérieure ?
L'équipe d'Agate a souhaité être accompagnée pour l'évaluation ainsi que la capitalisation et l'essaimage du Transistor afin de :
- bénéficier d'une regard extérieur et neutre
- favoriser l'expression des structures accompagnées et leur regard critique
- participer à cette évaluation sur le fond, sans avoir à animer le process d'évaluation et d'intelligence collective
Cette accompagnement a été réalisé par Nadine Bagué et Laure Beyler d'Animacoop
Les attendus
Concernant l'évaluation du Transistor, un premier livrable était souhaité :
- synthétisant les actions menées tant du point de vue factuel (description des activités, nombre de participant.e.s, recensement des livrables etc.) que du point de vue du vécu des structures accompagnées, de l’équipe projet Transistor, des différents prestataires intervenants (une sélection de 2 ou 3 prestataires impliqués sera faite conjointement au lancement de la prestation) et des parties prenantes impliquées (Grand Chambéry)
- documentant quantitativement et qualitativement les résultats directs et indirectsatteints par le projet Transistor
Critères de choix de la structure d'accompagnement :
- Une expérience significative en matière d’évaluation de projets
- Une expérience significative en matière de production de ressources ouvertes
- Une compétence dans la conduite de projets participatifs et coopératifs
- Une sensibilité aux questions de commun
- Une compétence dans l’animation de temps d’intelligence collective
Le budget aloué
Une fourchette entre 8000 et 19 000 euros était envisagée.
Finalement 10 000 euros HT ont facturés.
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Evaluation
EnseignementsLes points forts :
- Un grand confort et une évaluation poussée du travail et de l'organisation de l'équipe. Chacun.e a pu s'exprimer et ce regard extérieur a permis également des évolutions en interne.
- Une crédibilité de l'évaluation vis à vis des financeurs Européens
- Une très bonne entente et fluidité entre l'équipe d'Agate et Laure et Nadine d'Animacoop, permettant une co-construction riche et des journées collectives dynamiques et simples, en accord avec l'esprit du Transistor.
Conseils et points de vigilance :
- Le budget étant conséquent, il est imporant de consulter au moins 3 prestataires différents. Il n'est pas forcément facile de trouver plusieurs prestataires sur ces thématiques, notamment si l'on souhaite un ancrage local.
Quelques pistes : Animacoop, Outils réseaux,
- Prendre le temps pour rédiger un cahier des charge lisible et compréhension. Celui-ci a demandé beaucoup de travail à l'équipe d'Agate. Un regard extérieur et critique a permis d'être plus explicite et clair dans les attendus.
- Garder une grande souplesse concernant la méthodologie puisqu'en fonction du type d'outil de capitalisation et d'essaimage, et aussi des compétences de chacun.e, le temps de travail du prestataire peu être impacté.
Les points d'amélioration
Une clarification des disponibilités, envie et missions de chacun.e pourra permettre une proposition méthodologique et financière plus adaptée, ou intégrant de plus grandes marges de manoeuvre.
DescriptionLes objectifs
Récolter pour chaque structure :
- les faits témoins de l'accompagnement pour chaque structure : actions suivies, nombre de personnes concernées dans la structure, contexte, objectifs de départ, moyens...
- les résultats directs et indirects de l'accompagnement
Pourquoi des entretiens individuels ?
Pour favoriser des retours qualitatifs par l'écoute et la confiance qui s'instaure plus facilement en binôme, le questionnement et la reformulation que permet un entretien "synchrone", le temps suffisamment long et dédié, sans interruption, pour que la personne puisse réfléchir et développer son propos.
La méthode des entretiens
- Co-élaboration de la grille d'entretien entre le prestataire réalisant l'entretien et l'équipe d'Agate (voir documents ci-dessous)
- Prise de rendez-vous avec les structures
- Réalisation des entretiens individuels
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Evaluation
Enseignements
L'utilisation d'un formulaire en ligne plutôt que d'un document de traitement de texte classique aurait pu simplifier l'analyse des entretiens.
Finaliser collectivement le bilan avec les structures et partenaires impliqués dans le projet transistor
Faire découvrir le projet Transistor à des réseaux ou agglomérations du département
Inviter au partage d’expériences et aux questionnements pour enrichir la documentation et faciliter l’essaimage
Le format
Une journée d'intelligence collective en présence, animée par une facilitatrice, avec :
Une matinée dédiée aux structures accompagnées et aux partenaires (ici l'agglomération de Chambéry)pour partager une évaluation collective et célébrer les temps forts du Transistor
Une après-midi avec des invités extérieurs (réseaux, collectivités ou structures pourant être amenées a accompagner des projets d'inclusion numérique) pour croiser les regards et les expériences, témoigner de l'impact du Transistor, mettre en avant les éléments y compris plus "sensibles" à capitaliser
Pourquoi ce format
Une facilitation extérieure : pour que l'équipe d'Agate puisse participer au bilan, faire ses retours, être concentré sur le fond sans être responsable du process et de l'animation.
Une journée : pour avoir le temps de vivre plusieurs méthodes d'animation de l'intelligence collective tout en prenant le temps de favoriser celle-ci :interconnaissance et ambiance conviviale,intentions et cadre commun, pause et déjeuner partagé, écoute des besoins de chacun.es.
En présence : pour le plaisir de se voir, se mouvoir, mieux se comprendre (langage corporel), profiter des moments conviviaux : pause, déjeuner partagé etc.
La méthode
Préparation de la journée (intentions, objectifs, rôles lors de la journée - animation, scribe,maitre du temps, organisation matérielle etc.) avec l'équipe d'Agate lors de 2 réunions à distance
Invitation et informations des participant.es potentiel.les
Animation de la journée : voir le détail du déroulé et des méthodes d'animation sur la page wiki dédiée
Bilan et retours de la journée avec l'équipe d'Agate
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Evaluation
EnseignementsLes points forts :
les structures extérieures ont beaucoup appréciées de pouvoir directement échanger avec les structures accompagnées et ont été marquées par leur enthousiasme et leur satisfaction vis à vis de la méthode
l'ambiance et l'animation dynamique, simple, conviviale et participative
Conseils et points de vigilance :
Prévoir un temps d'accueil et de présentation l'après-midi quand les représentant.es des structures extérieures arrivent pour que tout le monde sache qui est qui, se sente à l'aise, connaisse les intentions et le cadre de l'après-midi.
Définir à l'avance une ou deux personnes dédiées à la prise de notes pour garder la teneur des échanges et des partages collectifs de chaque temps d'animation. Très riches ensuite pour réaliser le document d'évaluation et l'essaimage.
Prévoir un format de déjeuner favorisant les échanges (ex: temps suffisamment long, partage des plats, grande table conviviale etc.)
Les points d'amélioration :
Utiliser le wiki pour l'organisation des évènements également, avec une page détaillant les informations pratiques, le déroulé, éventuellement un trombinoscope des personnes qui seront présent.es etc.
Seule 2 structures extérieures étaient présentes. Peut-être qu'une anticipation dans les invitations, ou une période moins chargée auraient été plus favorable.
La méthode :
La phase d'évaluation a révélée le besoin de rendre visibles les résultats concrêts du Transistor pour les structures.
Pour cela a été réalisé par l'équipe d'Agate :
- des témoignages des structures lors de la journée de cloture du Transistor
- une page de présentation des résultats de chaque structure sur le wiki
- une réorganisation de l'arborescence de la partie "Expérimentation du Transistor" mettant en avant ces résultats
Concernant le livrable d'évaluation détaillée, il a été réalisé par Nadine Bagué d' Animacoop en compilant le matériel récolté :
- lors des entretiens individuels
- lors du séminaire d'évaluation collective
- lors des réunions avec l'équipe d'Agate
Ce livrable a été enrichi et complété par l'équipe d'Agate. Il est disponible ici : https://transistor.agencealpine.io/?BilanEval
Enfin un document synthétique de 4 pages a été réalisé par l'équipe d'Agate, compilant les éléments clés du livrable d'évaluation détaillée.
Voir le document bilan : https://transistor.agencealpine.io/?DocBilan
La diffusion et l'utilisation de ce document bilan sont présenté dans la partie "communication" de cette méthode.
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Présenter de façon synthétique l’ensemble des informations et ressources du projet Transistor à capitaliser au sein d’un outil évolutif indiquant l’emplacement de ces ressources
Classer l'ensemble de ces ressources en différentes catégories et lieux de partage et d'essaimage
Faire un état des lieux des ressources partagées ou manquantes, de leur qualité pour l'essaimage (document modifiable ? sous licence libre ?) afin de faciliter la documentation et la capitalisation.
Pourquoi une carte mentale collaborative ?
Pour présenter de manière synthétique et visuelle un projet complexe, en permettant la visualisation de différents niveaux de précisions
Pour permettre à l'équipe d'Agate de contribuer à distance en ajoutant des éléments, des précisions
Pour pouvoir la partager facilement lors de l'essaimage
pour un regard neutre et neuf, une prise de connaissance et une évaluation des ressources déjà partagées sur le wiki du Transistor.
La méthode
Choix du type d'outil d'état des lieux des ressources à capitalisation lors d'une réunion avec Agate
Test de plusieurs logiciels de carte mentale sont collaboratives et choix du plus facile à utiliser tout en étant libre : Wisemapping
Réalisation de la mindmap présentation de façon synthétique et exhaustive les éléments et ressources du Transistor par la prestataire extérieure, avec mise en avant des éléments manquants et des points de vigilance.
Contributions, enrichissements et précisions par l'équipe d'Agate
Analyse des ressources et classement en différentes catégories:
Éléments de contexte et de bilan à rendre visible pour communiquer sur les intérêts de la démarche et son contexte
Ressources méthodologiques à essaimer réutilisables et personnalisables pour faciliter d'autres projets d'incubation type "Le Transistor"
Ressources à partager aux structures de l'inclusion numériques, sur des sites ressources au niveau des réseaux territorieux : Mednum, Inaura
ressources à partager à capitaliser et documenter en interne pour Agate
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Capitalisation
EnseignementsPoints forts :
Très utile aux prestataires extérieures réalisant l'évaluation et accompagnant à l'essaimage pour bien comprendre et s'imprégner du projet dans son ensemble
Bonne synthèse méthodologique et documentaire du projet qui permet de vérifier que rien d'important n'a été oublié dans l'outil d'essaimage (ici la Méthode sur ce wiki)
Conseils et points de vigilance :
Les outils numériques collaboratifs permettant de faire des cartes mentales sont parfois compliqués ou limités.
Bien valider l'outil d'état des lieux des ressources avec l'équipe pour vérifier que tout le monde est à l'aise et voit un intérêt à cette visualisation synthétique
DescriptionLes objectifs du prototypage:
- Créer un prototype d'outil/de support permettant le partage et l'appropriation de la méthode « clé en main » du Transistor
- Présenter ce prototype à des structures potentiellement interessées par cette méthode pour le faire évoluer en fonction de leurs besoins et attentes
Les objectifs de l'outil choisi :
- Faciliter l’appropriation avec un format modifiable, personnalisable, évolutif et sous licence ouverte CC by SA.
- Permettre aussi bien un pas à pas, étape par étape, qu'une utilisation sélective d'une ressource ou d'une méthode
- Permettre laprise en charge de documents et de ressources sous de multiples formats : documents, liens, vidéos...
- Faciliter sa diffusion et sa visibilité
- Permettre une interopérabilité avec d'autres outils (pour intégrer directement une fiche méthode dans un autre wiki par exemple, ) et faciliter l'enregistrement et l'export de l'ensemble du contenu
- Permettre une autonomie dans sa création, son adaptation, sa mise à jour par l'équipe d'Agate
- Idéalement être sous licence ouverte
La méthode :
- Une première réunion avec l'équipe d'Agate a permis de définir :
Pourquoi essaimer le Transistor ?
Pour qui essaimer cette méthode ?
Qu'est-ce que l'on souhaite essaimer ?
Sous quel format souhaite t'on réaliser cet essaimage
Quelles sont les principales caractériques du prototype ?
Qui fait quoi dans la réalisation de ce prototype
A l'issue de cette réunion, le format wiki, réalisé sous Yeswiki, a été retenu pour un premier prototype présentant :
une page d'accueil présentant le contexte et les "pré-requis" pour utiliser cette méthode
les principales étapes de la méthode non détaillée
les principales sous-étapes de la méthode non détaillée sauf l'étape "Diagnostic" a détailler pour exemple. Ces sous étape comprendont une description, des enseignements et des documents ressources vierges et modifiables, et remplis pour exemple
les principaux ingrédients qui représenteront plutôt le savoir-être, l'animation, la posture
- A l'issue de cette réunion, l'équipe d'Agate s'est partagée la réalisation de ce prototype avec comme points de vigilance :
trouver le juste équilibre entre un prototype assez finalisé pour être compréhensible et donner envie, mais pas trop pour favoriser sa totale remise en question
durant toute la conception, permettre la contribution et les retours de toute l'équipe d'Agate et d'Animacoop en soutien sur cette phase.
la possibilité de le présenter 1 semaine plus tard lors de la réunion de test
Le prototype a directement évolué pour devenir le site que vous consultez actuellement.
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Capitalisation
EnseignementsLes points forts :
- La réalisation du prototype a été très efficace et a respecterle temps court à disposition (Moins de 15 jours entre la réunion avec Agate et la réunion de présentation du prototype)
Conseils et points de vigilance :
Attention à ne pas vouloir présenter un prototype trop finaliser qui pourra entrainer :
- pour les personnes le testant : des remords ou des freins à le critiquer et le remettre en cause. L'impression que leurs retours n'a pas d'utiliter puisque l'outil est déjà finalisé.
- pour l'équipe d'accompagnement : une difficulté à revenir en arrière et modifier l'outil si beaucoup de temps ou d'argent ont déjà été investis.
Les points d'amélioration :
Originellement une réunion collective avec les structures potentiellement interessée était prévu pour imaginer collectivement le format et l'organisation de l'outil d'essaimage.
Le temps n'a pas permis de maintenir cette réunion mais nous pensons que si les disponibilités et le planning le permettant cela peut apporter une vrai pertinence et légitimité à ce premier prototype.
9.c Reunion de test et d'échanges sur le prototype d'essaimage
9.c Reunion de test et d'échanges sur le prototype d'essaimage
DescriptionLes objectifs :
- Partager les pratiques autour de la réutilisation de ressources, le contexte et les modalités de ses réutilisations
- Receuillir les retours des participant.es sur le prototype de plateforme wiki de la Méthode, aussi bien sur le fond que sur la forme
- Evaluer l'intérêt ou non des participant.es pour cette méthode, les freins et les besoins des participantes pour s'approprier et adapter cette méthode à leur contexte
- Sonder les envies et modalités de contribution à cette méthode.
Le format
Une demi-journée d'intelligence collective en visio, co-animée par une facilitatrice et un membre de l'équipe Agate.
A cette demi-journée était convié uniquement les partenaires et structures accompagnant à la mise en place de projets d'inclusion numérique.
Pourquoi ce format?
- Sur une demi-journée : car les délais de finalisation du projet Transistor étaient courts. Il n'était pas possible de solliciter 2 fois les structures comme imaginé initialement (1 demi-journée pour réfléchir au format et aux éléments clés et 1 demi-journée pour tester le prototype et imaginer comment l'essaimer largement et faciliter son appropriation)
- En visio : pour limiter les déplacements et faciliter la participation
La méthode
- Préparation de la journée (intentions, objectifs, rôles lors de la journée - animation, scribe, maitre du temps etc.) avec l'équipe d'Agate
- Invitation et informations des participant.es potentiel.les
- Animation de la journée : voir le détail du déroulé et des méthodes d'animation sur la page wiki dédiée
- Documentation des productions sur la page wiki dédiée
- Bilan et retours de la journée avec l'équipe d'Agate
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Capitalisation
EnseignementsLes points forts :
- Cette demi-journée a permis de récolter de confirmer, de préciser et d'invalider certaines propositions. Par exemple, la manière de contribuer a été grandement simplifiée par rapport à une première idée qui était peut-être trop ambitieuse sur les envies et possibilités de contributions.
Conseils et points de vigilance :
- Ne pas aller trop loin sur la construction et la finalisation du prototype pour faciliter la remise en question et la critique par les personnes extérieures et éviter d'y investir beaucoup de temps si celui-ci s'avère finalement peu adapté
Les points d'amélioration :
- Si les disponibilités et le temps le permet, une demi-journée de définition collective de l'outil d'essaimage avec les structures, en amont du prototypage, peut permettre une plus grande créativité et favoriser ma pertinence à leurs besoins et moyens.
Description
Dans un double objectif de valorisation de tout le travail mené par les structures accompagnées et par l'équipe de l'incubateur et de sa compostabilité, nous avons souhaité avoir des éléments de résultat tangibles (productions, description et évualuation, vidéos, etc.)
Pour cela une page est déidée aux résultats => https://transistor.agencealpine.io/?resultats
Et bien évidemment, si vous êtes sur cette page c'est que vous avez découvert toute la documentation de la démarche faite sur ce wiki.
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Communication
Enseignements
La communication est toujours ambivalente, notamment pour un projet qui vise à s'adapter aux réalités de son territoire. Il faut trouver l'équilibre entre une valorisation pertinente des structures et de leurs actions et la reproductibilité des résultats mis en avant pour d'autres territoires.
Description
Après 2 années de travail commun, il est important de marquer la fin du projet par un temps fort, tant sur le fond que sur la forme. Pour le Transistor il a été choisi le lieu de la 1ere conférence, et de proposer un temps de retour sur les projets des structures accompagnées et un temps de conférence pour une dernière prise de hauteur.
A quelle étape cette sous-etape se rapporte-t-elle ?
Communication
Enseignements
Les 2 éléments à retenir pour nous sont :
de penser déjà la suite pour les structures accompagnées, afin qu'elles ne ressentent pas de "vide" après un accompagnement en proximité pendant de longs mois. Si possible donc mentionner déjà les perspectives (nous concernant cela a consisté à faire intervenir l'agglomération pour la suite)
d'être attentif à la convivialité, encore plus importante sur un temps de cloture
